HM125: Hold fokus i projekter og skab resultater

Hvordan kan du overføre fokus i projektet til arbejdet i en virksomhed?

Det er bestemt muligt at få dine medarbejdere til at arbejde fokuseret på et projekt sammen. For eksempel på tværs af afdelinger. Men det kræver, at du gør dig nogle overvejelser og forbereder det nøje, inden du sætter det i værk.

Tovholder på opgaven

Det vil være smart af dig at udnævne en facilitator. Det kan være dig selv eller en anden medarbejder. Det vigtigste er, at det skal være en person, der er engageret, og som er entusiastisk omkring det projekt, I skal arbejde med.  

Tovholderens primære opgave vil være at holde gejsten oppe og at have nogle værktøjer på hånden, som kan trækkes frem, hvis gejsten i gruppen falder undervejs. Det kan eksempelvis være at pushe ved at trække et kort, der hedder: ‘Om en time skal vi være færdige med xxxx’, eller ‘Vi kan godt, men vi skal op i gear’.

Lær mere om, hvordan du får dine medarbejdere med på dine ideer i afsnit 74.  

Fastsæt et afgrænset tidsrum

Hvad er det optimale format? Skal det være en halv dag, tre dage eller en hel uge? Det er svært at komme med et magisk tal, da det afhænger af virksomheden, dens kultur og af selve projektets karakter. Men tid er et meget vigtigt aspekt, og det er vigtigt at sætte en skarp deadline. Med en deadline er der afsat tid, og der er noget på spil: ‘Vi skal nå det her på den her tid’.

Har du en deadline på fire uger, er det for nemt at tabe momentum. Har du derimod en deadline på eksempelvis en halv dag, er det nemmere at bevare fokus og lægge alle andre opgaver til side. Så må du tjekke mails og arbejde på dine mange andre opgaver bagefter. Hvis fokus er: ‘Vi skal gøre det her nu’, sker der noget, og der arbejdes mere effektivt.

Hvis du gerne vil kombinere det sociale aspekt med det faglige, er et internat en god måde at tage dine medarbejdere ud af deres vante arbejdsgang på. Det giver dem mulighed for at fordybe sig i et enkelt projekt og fjerne fokus fra alle de andre arbejdsopgaver. Det er mere intenst at være afsted sammen, og der foregår meget mellem de fastlagte arbejdssessions. Small talk over maden og i pauserne gavner både projektet og den sociale relation mellem medarbejderne.

Væk fra den faste kontorplads

For at fjerne fokus fra andre opgaver er det en god ide at flytte medarbejderen væk fra den vante plads eller afdeling. Er der fem minutters pause, er det ellers alt for nærliggende lige at gå hen til skrivebordet og få en enkelt opgave fra hånden. Fokus bevares nemmere på projektet, når der arbejdes andetsteds. Det kan være i en anden afdeling i virksomheden eller på et internat.

Skal dine medarbejdere eksempelvis arbejde fokuseret med et projekt på et to-dages internat, vil det gavne dem, at de er i andre omgivelser. Det vil gøre dem mere skarpe på projektet, da deres fokus er mere rettet herpå. Der vil naturligt være en anden intensitet og small-talk, hvis gruppen, der skal samarbejde, er afsted sammen. Det sociale aspekt skal aldrig undervurderes, når vi taler om samarbejde mellem mennesker.

Commitment er et nøgleord

Når vi ser på casen med perfectmen, er et af de centrale punkter, at der var en høj grad af commitment. Der var en passion bag projektet, som gav et fantastisk drive. Alle mand tog ejerskab for opgaven, og de havde alle været med til at definere den. De havde et fælles mål, som de ville frem til sammen, og det gav en genial teamspirit.

En del af kernen er altså, at der er commitment fra dine medarbejdere. Sørg for, at de kender målet, og at de ved, hvor de skal hen. Et fælles mål fordrer teamspirit og sikrer, at alle arbejder i samme retning. En passioneret tovholder kan være med til at holde gejsten og sikre, at der er fremdrift.

Arbejder I med forandringer i virksomheden, kan du lære mere i afsnit 121.

Opsæt delmål ved en større opgave

Arbejder I mod et større mål, så del det op i små bidder. Sæt fokus på delmål for at holde motivationen og gejsten oppe. Ved længerevarende projekter kan det føles håbløst at komme til vejs ende, men med små delmål, når du hele tiden et stykke, og det holder gejsten oppe. Du får hele tiden en lykkefølelse, når du når små mål hele tiden.

Prioriter evaluering

En sidste, men ikke mindre vigtig faktor, er evaluering. Hvad fik vi ud af det? Det er vigtigt at følge op på resultatet af arbejdet, så du ved, hvad I kan gøre bedre næste gang. Du kan også bruge evalueringen til at give dine medarbejdere feedback, så de kan se en mening med deres arbejde. Det kan give dem mere commitment, hvis det er en løbende proces, I er i gang med, og er det en afsluttet opgave, vil deres motivation være større for at være med i et lignende projekt senere hen.

3 konkrete råd til hvordan du planlægger fokuseret arbejde med et projekt

1. Sæt et mål. Hvor skal vi hen med det her? Gør det klart for alle deltagere, så de også ved, hvad I arbejder hen imod.
2. Overvej hvilke roller, de forskellige deltagere har. Tildel dem roller eller lad dem tage rollerne selv. Udnævn altid en facilitator eller en projektleder.
3. Hold motivationen oppe. Læg på forhånd en plan for, hvordan I holder momentum. Facilitatoren kan for eksempel indlægge små sprints i sessionerne, så I speeder op i processen, og der kommer ny gejst og motivation.