HM125: Hold fokus i projekter og skab resultater

FOKUS! Vil du gerne blive bedre til at holde fokus i projekter, når du arbejder? Få ideer til, hvordan du og dine medarbejdere kan arbejde effektivt og skabe gode resultater. Dagens afsnit giver dig et godt billede på, hvor meget du kan skabe og få fra hånden på kort tid, når du er committed og har et tydeligt mål i sigte.

Help Marketing Bogen Støt os ved at købe Help Marketing Bogen :-) Køb bogen

Lær at holde fokus i projekter med Help Marketing

Help Marketing henvender sig til dig, der arbejder med marketing, salg og ledelse. Målet er at hjælpe dig til at blive bedre. Lad dig inspirere og få ny viden ved at lytte til Help Marketing podcasten, hvor Eric Ziengs hver uge interviewer en ny ekspert inden for et bestemt område.  

Baggrunden for Help Marketing er, at vi alle kan blive en smule bedre til at hjælpe hinanden. Hvorfor? Fordi det gør hverdagen rarere for alle. Men i lige så høj grad, fordi det er den bedste måde at skabe succes for dig selv, da du opbygger værdifulde relationer.

Hvis du får værdi ud af at lytte til vores afsnit, kan du støtte Help Marketing på forskellig vis.

I denne uge har vi besøg af Thomas Brinch-Møller, der er Consumer Activation Manager hos Electrolux Danmark. Thomas arbejder til dagligt passioneret med digital markedsføring, SoMe/PR og drift af websites.  Du kan følge Thomas på Twitter eller på Facebook. Tag også et kig på hans website purpleandpink.

I ugens afsnit får du mere viden om: 

  • Hvordan du arbejder fokuseret med ét projekt
  • Hvilke fokuspunkter det er vigtigt at have styr på
  • 3 konkrete råd til hvordan du planlægger at arbejde fokuseret med et projekt

Hvad vil det sige at arbejde fokuseret med et projekt?

Det kan være en kunst at arbejde fuldt koncentreret med fokus på kun ét projekt. De fleste kender til følelsen af at have gang i 117 ting på en gang. Det gør det svært at holde fuldt fokus på kun et enkelt af de mange projekter, da der også altid er mange andre ting, der skal sættes i gang og afsluttes. Men lykkes det at arbejde effektivt og fokuseret i en gruppe med et klart defineret mål i sigte, kan det kaste ganske gode resultater af sig. Det er Thomas Brinch-Møller et godt eksempel på.

Thomas har med sin netværksgruppe lavet et projekt, som er gået hen og blevet en god forretning. Alt hvad Thomas og hans gruppe har brugt på projektet er 10 timer – og i dag, to år senere, tjener de stadig penge på projektet. De 10 timer med fuld fokus på projektet, hvor de lukkede alt andet ude og samarbejdede for fuld skrue, har altså vist sig at være særdeles godt givet ud.

Hvad gik projektet ud på?

Thomas gik ind i projektet med fem andre fyre, der alle har en passion for digital marketing som han selv. De ville gerne udfordre hinanden og deres viden, og de besluttede sig for at lave et affiliate site sammen. For at gøre udfordringen større, lavede de fem dogmeregler, som de skulle følge, og de satte 10 timer af til projektet. En af dogmereglerne var, at når tiden var gået, måtte de ikke røre sitet igen. Projektet skulle være afsluttet, fikst og færdigt efter de 10 timer.

Lær mere om, hvad et affiliate site er, og hvordan du kan tjene penge på det i afsnit 113.

De seks fyre brugte hvert minut effektivt. De var alle passionerede og havde det sjovt, og de satte ikke bare siden op, men producerede også alt indhold til siden som artikler, anmeldelser, videoer og lydklip. Resultatet af deres indsats er siden perfectmen, som stadig står urørt. Intet er ændet, siden de satte det sidste punktum, da de 10 timer var gået.

Casen viser, hvor effektivt det kan være at sætte fuldt fokus på et projekt, der skal udføres inden for et afgrænset og kort tidsinterval. Det giver en god synergi i en gruppe at arbejde mod et fælles mål og have fuld fokus på at nå derhen i en afgrænset tidsramme. Tidsaspektet er med til at holde gejsten oppe og bevare fokus. 

Hvordan kan du overføre fokus i projektet til arbejdet i en virksomhed?

Det er bestemt muligt at få dine medarbejdere til at arbejde fokuseret på et projekt sammen. For eksempel på tværs af afdelinger. Men det kræver, at du gør dig nogle overvejelser og forbereder det nøje, inden du sætter det i værk.

Tovholder på opgaven

Det vil være smart af dig at udnævne en facilitator. Det kan være dig selv eller en anden medarbejder. Det vigtigste er, at det skal være en person, der er engageret, og som er entusiastisk omkring det projekt, I skal arbejde med.  

Tovholderens primære opgave vil være at holde gejsten oppe og at have nogle værktøjer på hånden, som kan trækkes frem, hvis gejsten i gruppen falder undervejs. Det kan eksempelvis være at pushe ved at trække et kort, der hedder: ‘Om en time skal vi være færdige med xxxx’, eller ‘Vi kan godt, men vi skal op i gear’.

Lær mere om, hvordan du får dine medarbejdere med på dine ideer i afsnit 74.  

Fastsæt et afgrænset tidsrum

Hvad er det optimale format? Skal det være en halv dag, tre dage eller en hel uge? Det er svært at komme med et magisk tal, da det afhænger af virksomheden, dens kultur og af selve projektets karakter. Men tid er et meget vigtigt aspekt, og det er vigtigt at sætte en skarp deadline. Med en deadline er der afsat tid, og der er noget på spil: ‘Vi skal nå det her på den her tid’.

Har du en deadline på fire uger, er det for nemt at tabe momentum. Har du derimod en deadline på eksempelvis en halv dag, er det nemmere at bevare fokus og lægge alle andre opgaver til side. Så må du tjekke mails og arbejde på dine mange andre opgaver bagefter. Hvis fokus er: ‘Vi skal gøre det her nu’, sker der noget, og der arbejdes mere effektivt.

Hvis du gerne vil kombinere det sociale aspekt med det faglige, er et internat en god måde at tage dine medarbejdere ud af deres vante arbejdsgang på. Det giver dem mulighed for at fordybe sig i et enkelt projekt og fjerne fokus fra alle de andre arbejdsopgaver. Det er mere intenst at være afsted sammen, og der foregår meget mellem de fastlagte arbejdssessions. Small talk over maden og i pauserne gavner både projektet og den sociale relation mellem medarbejderne.

Væk fra den faste kontorplads

For at fjerne fokus fra andre opgaver er det en god ide at flytte medarbejderen væk fra den vante plads eller afdeling. Er der fem minutters pause, er det ellers alt for nærliggende lige at gå hen til skrivebordet og få en enkelt opgave fra hånden. Fokus bevares nemmere på projektet, når der arbejdes andetsteds. Det kan være i en anden afdeling i virksomheden eller på et internat.

Skal dine medarbejdere eksempelvis arbejde fokuseret med et projekt på et to-dages internat, vil det gavne dem, at de er i andre omgivelser. Det vil gøre dem mere skarpe på projektet, da deres fokus er mere rettet herpå. Der vil naturligt være en anden intensitet og small-talk, hvis gruppen, der skal samarbejde, er afsted sammen. Det sociale aspekt skal aldrig undervurderes, når vi taler om samarbejde mellem mennesker.

Commitment er et nøgleord

Når vi ser på casen med perfectmen, er et af de centrale punkter, at der var en høj grad af commitment. Der var en passion bag projektet, som gav et fantastisk drive. Alle mand tog ejerskab for opgaven, og de havde alle været med til at definere den. De havde et fælles mål, som de ville frem til sammen, og det gav en genial teamspirit.

En del af kernen er altså, at der er commitment fra dine medarbejdere. Sørg for, at de kender målet, og at de ved, hvor de skal hen. Et fælles mål fordrer teamspirit og sikrer, at alle arbejder i samme retning. En passioneret tovholder kan være med til at holde gejsten og sikre, at der er fremdrift.

Arbejder I med forandringer i virksomheden, kan du lære mere i afsnit 121.

Opsæt delmål ved en større opgave

Arbejder I mod et større mål, så del det op i små bidder. Sæt fokus på delmål for at holde motivationen og gejsten oppe. Ved længerevarende projekter kan det føles håbløst at komme til vejs ende, men med små delmål, når du hele tiden et stykke, og det holder gejsten oppe. Du får hele tiden en lykkefølelse, når du når små mål hele tiden.

Prioriter evaluering

En sidste, men ikke mindre vigtig faktor, er evaluering. Hvad fik vi ud af det? Det er vigtigt at følge op på resultatet af arbejdet, så du ved, hvad I kan gøre bedre næste gang. Du kan også bruge evalueringen til at give dine medarbejdere feedback, så de kan se en mening med deres arbejde. Det kan give dem mere commitment, hvis det er en løbende proces, I er i gang med, og er det en afsluttet opgave, vil deres motivation være større for at være med i et lignende projekt senere hen.

3 konkrete råd til hvordan du planlægger fokuseret arbejde med et projekt

  1. Sæt et mål. Hvor skal vi hen med det her? Gør det klart for alle deltagere, så de også ved, hvad I arbejder hen imod.
  2. Overvej hvilke roller, de forskellige deltagere har. Tildel dem roller eller lad dem tage rollerne selv. Udnævn altid en facilitator eller en projektleder.
  3. Hold motivationen oppe. Læg på forhånd en plan for, hvordan I holder momentum. Facilitatoren kan for eksempel indlægge små sprints i sessionerne, så I speeder op i processen, og der kommer ny gejst og motivation.

Ugens content marketing værktøj er: Zenkit

Kender du Trello? Med platforme som Trello kan du nemt og hurtigt organisere dine projekter og dele dem op i underdele. Det geniale værktøj Zenkit fungerer på samme måde, men har en række funktioner, som Trello ikke kan bryste sig af. Med Zenkit har du mange flere muligheder for at se dine opgaver på forskellige måder.  Du vælger selv, om du vil se dine opgave listet op, om du vil have dem plottet ind i en kalender, eller om du vil se dine data i en tabel. Mulighederne er mange, og du kan vælge dem, der bedst passer til dig og din måde at arbejde på. Og så er Zenkit tilmed meget fleksibelt og nemt at anvende.

Deltag i gratis webinarer og hjælp Help Marketing ved at klikke forbi på gratiswebinar.dk. Tak!

Se alle værktøjer fra Help Marketing samlet her.

Kommentarer til afsnittet? Så brug kommentarerne herunder!

Lad mig høre hvad du synes om indholdet ...

Del dette på ...
Foredrag, kurser og sparring om Content Marketing og sociale medier Brug Nochmal