HM107: Visualisering af rapporter og data

Alle afdelinger skal kunne dokumentere og retfærdiggøre eksistensberettigelsen i forhold de de mål, der er sat op. De sociale medier er nået til et punkt, hvor det bliver taget meget mere seriøst af de fleste virksomheder. Så hvis du arbejder med sociale medier skal du også rapportere og vise dit værd. I den forbindelse er rapportering og visualisering vigtige elementer.

Der skal sættes KPI’er. Som minimum skal du rapportere på en månedlig basis, præcis som en salgsafdeling forventes at gøre. Start med at følge de rigtige KPI’er i forhold til rapportering. Og det skal være KPI’er, som målgruppen forstår sig på. De skal forstå betydningen af det der opnås, og de målsætninger der er blevet sat.

Tænk over hvem dine modtagere er for rapporterne. Undlad at bruge for mange fagudtryk, hvis det går helt hen over hovedet på din målgruppe. Mød dem hvor de er. Match deres sprog, og gør det så let forståeligt for dem som muligt. På den måde de kan bedre følge med og forstå værdien af dit arbejde. Kort sagt, rapporter skal kunne forstås af dem du rapporterer til. Ellers har dine rapporter fejlet.

Hvordan god rapportering rammer målgruppen

Til konsulenter. Du skal rapportere på en måde, der imponerer og motiverer. Overfor dine kunder er det vigtig at rapportere og kunne dokumentere den værdi du som konsulent eller bureau bibringer i samarbejdet. Formidl hvad du har været med til at flytte i forretningen. Kunderne betaler for en ydelse, og derfor skal de selvfølgelig også kunne se konkrete og tilfredsstillende resultater.  

Når der skal rapporteres til ledelsen, gælder det primært om at have fokus på leads, salg og ROI. For det er som regel det, der ræsonnerer allerbedst hos ledertyper. Det kan de forstå sig på og forholde sig til. Om det så handler om B2B eller ej er leads og salg ultimativt det, det hele handler om. Rapporterne bør derfor vise, hvordan dit arbejde med content marketing, og ikke mindst også de sociale medier, bidrager til den overordnede forretning. Du kan sagtens tilføje andre elementer som relationer og communities. Men først når du har deres basics på plads.

Rapportering til dine kollegaer får dem med på vognen og giver forankring af arbejdet. Denne interne forankring er altafgørende for at få succes med dit arbejde. Vær påpasselig med ikke at blive til et one man band, som bare sidder og kører sit eget show, hvis du arbejder med sociale medier. Men sørg i stedet for at få resten af virksomheden med på vognen. Det gør du ved at overbevise dem om, at det arbejder du laver, og ønsker at få dem til at bidrage til, rent faktisk gør en målbar forskel i det store hele.

De mest brugte redskaber virksomheder bruger til rapportering

Visualisering er og bliver bare vigtigt. Der findes masser af gode redskaber, som vil hjælpe dig godt på vej:

• Excel: Kan bruges til mange ting. Brug Excel som grundbasen til at opstille dine KPI’er og dine mål for de forskellige måneder (eller andre perioder). Sæt så et bestemt antal timer af én gang om måneden, hvor du så får samlet eller automatisk trukket dine tal ind. På baggrund af det Excel ark, kan du så lave grafer og søjlediagrammer, der hjælper med at visualisere dine tal. Dette gør det mere overskueligt og letfordøjeligt. Alt bliver mere behageligt at kigge på og lettere at forstå. Nøgne tal er ikke forførende.

• PowerPoint: Grafer i PowerPoint er nok det lettest eksekverbare værktøj, når det kommer til visualiseringen af de resultater du har opnået.

• Online systemer: Systemer som fx Geckoboards, Klipfolio, Falcon og Komfo, har også nogle online dashboards, hvor du selv kan drag and drop som du ønsker, samt vælge de KPI’er, som du mener er mest relevante for din organisation. Det samme kan også gøres, i live version, ved hjælp af eksterne skærme på kontoret via Google Analytics.

• Geckoboards: Her kan du gå ind og oprette en profil, og begynde at trække de applikationer ind, der henter data ind fra de forskellige datakilder, som giver mest mening for dig. Dette gøres ved brug af API’er, så det sker helt automatisk. Hvis standardløsningen ikke er tilstrækkelig for dig, er der også mulighed for at opgradere integrationen, for et mindre beløb.

• Google Sheets: Her har du også nogle API muligheder for at hive data ind, direkte fra dine datakilder, fx fra Facebook eller Google Analytics. På den måde kan du få lavet et automatiseret set-up. Google Sheets har måske nogle ulemper i forhold til et værktøj som Excel, da du skal være online og data ikke ligger på virksomhedens servere. Derimod er den automatiseringsmulighed rart at have. Det sparer dig tid og frigiver mere tid til at få lavet analysearbejdet i stedet.

• Domo: Dette er et business intelligence værktøj, der benyttes af større virksomheder, som bl.a. Bolius. Det er ikke for alle, da det er et temmelig dyrt værktøj (i 100.000 kr.-klassen9, men det er også yderst effektivt. Det hjælper dig med at danne et godt overblik. Så brug lidt tid én gang om ugen på at følge med i hvordan du klarer dig, i forhold til dine KPI’er. Det er et råd der gælder til alle værktøjer.

Hvis du ønsker at høre mere omkring Facebook annoncering (hvor du jo også skal kigge på data og rapportering), kan du lytte til dette afsnit af Help Marketing, med David Lorentsen og dette afsnit med Kasper Bengtson.

Indholdsrapportering af data og resultater

En god rapport kan fx være en graf eller en slide, som viser udviklingen hen over en måneds (eller en anden tidsperiode) tid. Med det ved du, hvornår du peaker i en given periode. Hvilket opslag har opnået den største succes og mindst succes? Dem kan du lære af. Har dit indhold været nede i en bølgedal, kan du se, hvilke opslag der ikke har formået at møde de målsætninger. Du kan opdele dine rapporter i dage, uger eller måneder. Det er vigtig at se bag om tallene. Først med visuelle rapporter kan du nemt finde forklaringen på, hvorfor noget dit indhold peaker eller ej.

Fejl du ikke må begå i din visuelle rapportering

Noget som absolut ikke fungerer er et dødkedeligt og uinspirerende Excel ark med de første 100 sorte og røde tal, som bare er trukket direkte ud fra et BI system. Denne type opsætning vil højst sandsynligvis ikke være i stand til at fange din (eller nogen andres) opmærksomhed.

Denne form for rapportering bidrager heller ikke til at give dig eller dine kollegaer incitament til at dykke dybere ned i resultaterne og dermed ville forbedre arbejdet. Konkrete og visuelt præsenterede eksempler og forklaringer vil oftest ræsonnere langt bedre med dit team og med målgruppen. Du bør i det mindste bestræbe dig på at lave en blanding, når du laver dine rapporter. Husk at spørge dem du rapporterer til, om rapporterne er brugbare. Hvis de kan genfortælle dine pointer, er du godt kørende.

Fordele og ulemper ved rapporterinsgværktøjer

Facebook, LinkedIn og Twitter har selvfølgelig allerede hver deres indbyggede rapporteringsværktøjer, hvor du også kan gå ind og danne dig et overblik over, hvordan tingene ser ud. Hvad der fungerer og hvor der er plads til forbedringer.

Dette er dog ikke altid den rette metode at benytte sig af, når du rapporterer til ledelsen. Her skal du i stedet sørge for at trække din data ud fra disse platforme, og derefter visualisere og ensarte den. På den måde gør du det så letforståeligt som muligt.  

Læs mere: Forskellen på content marketing og native advertising.  

5 konkrete råd til en bedre rapportering:

• Læg dig fra start fast på en 5-6 (maksimalt 8) KPI’er, som er relativt nemme at trække ud fra dine forskellige kanaler og måle på. De skal også være lette at forklare og lette for din målgruppe at forstå.

• Sæt dig nogle mål som fx hvor stort reach du ønsker at have per måned. Målet skal du ikke sætte fra starten, men først efter en 3-4 måneder, hvor du har målt hver måned. For det er først dér du har nået at få en indikation af, hvad der faktisk er realistisk for dig at opnå. På den måde skyder du hverken væsentligt under eller over, det du rent faktisk gerne vil nå.

• Vær realistisk, med et pift af pessimisme, inden du fastsætter dine mål. Og vær beredt på, at at din ledelse altid gerne lige vil forsøge at lægge en 10-20 procent oveni dine nål.. Det er altid sjovere at overraske positivt end negativt.

• Råd altid dine kunder eller ledelse til at se på, hvad der rent faktisk er forretningskritiske mål. Det behøver ikke være reach, impressions ellrr trafik til websitet. Konverteringer vil ofte blive set som vigtigere.

• Vis at du som social media/content marketer er med til at skabe leads og salg. Så vil du, i alle aspekter, stå stærkere i sidste ende. Både til den næste budget og ikke mindst lønforhandling.

Følg Anders Lunde på de sociale medier